Duurzame oplossingen bij de Provincie Gelderland

Eén van de taken van de Provincie Gelderland is het behandelen van subsidieaanvragen. Denk daarbij aan projecten aangaande natuur, cultuur, energie maar ook aan werk en vervoer. Al deze aanvragen moeten beoordeeld worden, de subsidies verleend, vastgesteld en uiteindelijk volgt de afrekening. Duidelijk een plek waar mens en techniek elkaar ontmoeten. Tussen al de formulieren, processen en data ging nog weleens iets mis. Rob Boeijen, Business Architect bij de Provincie Gelderland, houdt zich bezig met de processen en informatievoorziening bij de afdeling Subsidieverlening. Hij ging op zoek naar een duurzame oplossing. Hoe hij dat deed en welke stappen daarmee gepaard gingen, deelt hij hier.

Torenhoge werkbelasting

Er komen zo’n 800 aanvragen per jaar binnen en iedere aanvraag loopt een jaar of drie à vier. Tel daarbij op dat het verleningsproces en het vaststellingsproces door elkaar heen lopen en beide 13 weken doorlooptijd hebben. Dat is veel en dat is complex. Een aantal jaar geleden heeft het Provinciaal Bestuur normen gesteld voor behandeltermijnen. Als die termijnen niet gehaald worden, kan een aanvrager een schadeclaim indienen. Je begrijpt dat de werkbelasting, die al hoog was, hierdoor nog verder opliep. Dat was een groot probleem waar we mee geconfronteerd werden.

Moeilijk vooruitplannen

Het managementteam had te weinig inzicht in de belasting van hun mensen, ze wisten niet of de termijnen gehaald werden en ze konden moeilijk vooruitplannen. En dat is natuurlijk wel nodig als je op tijd je team wilt kunnen uitbreiden met bijvoorbeeld flexibele krachten. Het aantal actuele aanvragen kon wel opgevraagd worden, maar met die informatie konden geen prognoses gemaakt worden. Die informatie lag vast in databases die moeilijk te ontsluiten waren. 

 
 

Kwetsbare manier van doen

Dat was hoe ik het aantrof. Iedereen was eraan gewend geraakt om bij een probleem een eigen Excel-sheetje te maken en daarin te gaan rommelen om aan de informatie te komen. En dat deden ze dan alle 50. Dat is logisch, maar biedt natuurlijk geen duurzame oplossing. De gebruikte methodes waren verschillend, de mensen deden dit ‘erbij’ waardoor de werkdruk nog verder opliep, en als mensen uit dienst gingen werd het probleem nog groter. Een kwetsbare manier van doen, en heel belastend voor onze mensen.

Kwaliteiten en talenten inzetten

Dat moest duidelijk anders. Het doel was tweeledig. Ten eerste moest het managementteam zelfredzaam worden; gegevens moesten opgevraagd kunnen worden, op elk moment en op elke gewenste manier: kengetallen, grafieken, analyses, inzoomen op bepaalde delen, etc. Daarnaast was er een grote wens om de medewerkers te kunnen inzetten waar hun competenties en talenten liggen. Veel van onze mensen hielden zich bezig met oneigenlijk werk, zaten hun eigen informatiesysteempjes in elkaar zitten te knutselen terwijl ze zijn ingehuurd om een goeie beoordeling te maken, te kijken naar subsidieaanvragen: wat is de economische haalbaarheid, wat is de maatschappelijke betekenis, etc. etc. En niet om in die data te zitten grutten.

 
 

Een brug tussen de business en IT

Er is dus de subsidieafdeling - de business - en de afdeling Business Intelligence - de techneuten. Beide clubs kunnen het niet alleen. Dat betekent dat je iemand nodig hebt die een brug daartussen slaat. Ik had iemand nodig die niet alleen met een technische blik het proces kan bekijken, maar ook vanuit de bedrijfsvoering mee kan denken. Ik ben toen in gesprek gegaan met de manager van BI, Sander Winkelhorst. Naar aanleiding van ons gesprek is hij heel bewust op zoek gegaan naar iemand met een ‘afwijkend’ profiel, iemand die die brugfunctie kon vervullen. Zo kwamen we bij MoreInfo terecht en werd Clemens de man die ons in ons proces heeft bijgestaan. Een heel prettige samenwerking waarbij inderdaad beide kanten van het proces belicht werden. In de oude situatie zat er best een kloof tussen de afdeling Business Intelligence en de business. Techniek en bedrijfsvoering. Dankzij Sanders unieke aanpak, hebben we die kloof kunnen dichten; en dat is de kwaliteit van de oplossing enorm ten goede gekomen.

Betrouwbare prognoses

We hebben niet alleen de oplossing infrastructureel gemaakt, we hebben ook inhoudelijke verbeteringen aangebracht. Dat was best nog ingewikkeld. We wilden ook de prognoses kunnen zien, van volgende maand, over twee maanden, alleen de gegevens waren kwalitatief niet goed genoeg om betrouwbaar vooruit te kunnen kijken. Samen hebben we in de oplossing ingebouwd dat elke keer ook de kwaliteit van de gegevens werden gemeten, waardoor een betrouwbaarheidsmarge werd meegenomen in de prognose. Dat betekent dat naarmate de kwaliteit van de gegevens verbeterd, het monitorsysteem ook verbeterd. Een heel mooie oplossing.

 
 

Het licht op de afdeling is aangegaan

Het gegevenswerk werd dus verder geautomatiseerd en verbeterd en de medewerkers werden omgeschoold. In plaats van formules kloppen in Excel worden ze nu door het managementteam gevraagd als er ingewikkelder analyses nodig zijn, als er gezocht wordt naar verklaringen waarom iets goed of minder goed gaat. Door deze verandering konden onze medewerkers veel beter hun talenten inzetten, en werd hun werk een stuk bevredigender. Tevens konden de medewerkers nu meer aandacht schenken aan de kwaliteit van de gegevens, waardoor de informatievoorziening nog meer is verbeterd. Je kunt gerust zeggen dat het licht op de afdeling is aangegaan. Iedereen ziet nu ineens heel duidelijk hoe het beter kan.

‘Excel is verboden!’

Het managementteam roept tegenwoordig gekscherend ‘Excel is verboden’. Dat is natuurlijk onzin, maar het geeft aan dat er aandacht voor is. Als iemand weer teruggrijpt op Excel, gaan we nu kijken waarom die persoon dat doet, wat er nodig is en hoe we dat collectief kunnen oplossen.

Krachtige en duurzame oplossingen

Die ervaring, van die brug die is geslagen tussen het toepassen van Business Intelligence-technologie en onze bedrijfsvoering, nemen we mee de toekomst in. We zullen vaker mensen inhuren die specifiek die brugfunctie moeten gaan vervullen, die doorvragen naar wat mensen precies willen en ook hun vraagtekens daarbij mogen zetten. De ‘techneuten’ van BI moeten bij de business gaan horen en mensen vanuit de bedrijfsvoering moeten bij BI gaan horen. We moeten elkaars waarden kennen, en elkaar daarin gaan versterken, goed gebruik maken van elkaar. Dat spanningsveld werkt alleen maar averechts. Alleen met verbinding tussen IT en de business kun je een informatieprobleem oplossen. Alleen op deze manier krijg je die krachtige en vooral duurzame oplossingen. En dat is wat we nodig hebben.

Wil jij meer weten over onze aanpak en
hoe wij van probleem naar droom met data komen? Lees hier het blog van Clemens.
Of bel of mail Erik van Lenthe

0651854525 erik.vanlenthe@moreinfo.nl