Voorbeeld uit de praktijk: dit levert het toepassen van de Timebox op

In onze vorige blog legden we uit hoe Timeboxing werkt. In onderstaand filmpje vertelt Jan-Dirk Westerhof van gemeente Den Haag hoe hij de Timebox toepast.

Jan-Dirk geeft een kijkje in het praktisch gebruik van Timeboxing. Bij veel organisaties zie je dat men teveel tegelijkertijd oppakt. Hoe kan je nu zo snel mogelijk waarde leveren bij urgente problemen? Vanuit zijn eigen ervaring geeft hij antwoord op deze vragen en bespreekt hij valkuilen, voordelen en tips.

Hieronder wordt het transcript weergeven van bovenstaand filmpje waarin Jan-Dirk Westerhof vertelt hoe hij de timebox toepast.

Binnen de gemeente Den Haag houden wij ons bezig met verschillende verandervraagstukken. In mijn specifieke geval leid ik nu een programma in het sociale domein waarin we vooral te maken hebben met burgers in een uitkering en met zorgverlening. In mijn programma zijn wij bezig om de organisatie te leren om te sturen en één taal te spreken.

Bij de start van het programma hadden wij te maken met een aantal urgente problemen. Bij één van de projecten kozen we ervoor kozen om te timeboxen. Men wil teveel tegelijkertijd. Je ziet bij veel organisaties dat men teveel tegelijkertijd oppakt, waardoor een projectleider vier, vijf projecten tegelijkertijd moet managen. Er moet eigenlijk eerst gekeken worden, en daar kijken we bij mijn programma ook vooral naar, welke trajecten pakken we als eerste op. Wat voegt het meeste waarde toe?

Een timebox aanpak heeft een aantal kenmerken die heel krachtig zijn: weinig snijverlies,  focus voor het team dat ermee aan de slag gaat en vooral: focus op welke waarde het toevoegt. En met name die focus op wat voegt het meeste toe, bepaalt de dingen die we doen. De rest laten we rusten. Zeker bij onderwerpen als BI, wil men meer, meer informatie. Terwijl eigenlijk de kerngedachte is: minder geeft je méér stuurinformatie dan meer cijfertjes. En dat is wel echt een valkuil waar je bewust van moet zijn. En dat bewustzijn moet je binnen de teams die er aan werken continu herhalen.

Ik geef een tip mee. Als je bij de timebox aanpak vaststelt dat niet alles kan worden opgeleverd, haal dingen dan naar voren in plaats van ze naar achteren te schuiven. Het voordeel van naar voren halen betekent dat je meteen al waarde gaat opleveren. Dat je wel degelijk iets oplevert waar de opdrachtgever meteen al mee aan de slag kan.

Je doet dus een versmalling van de oplevering, maar je kunt wel gelijk gebruik maken van wat je krijgt. En dat is het allerbelangrijkste: dat je iets krijgt. Andere aanpakken, zoals bijvoorbeeld de waterval methodiek, is dat je heel lang aan het nadenken bent over wat wil ik en wat wil ik eigenlijk écht hebben en dat ga je dan beschrijven. Terwijl deze aanpak heel gefocust is en heel snel iets op kan leveren. Je weet dan gelijk of je goed op koers bent. Of je door moet gaan of juist moet stoppen. Daardoor zit er ook een financiële component aan: je kunt heel snel stoppen doordat je snel feedback krijgt.

Met dergelijke resultaten en snelle opleveringen levert de timebox gelijk waarde op.

 

Meer weten?
Bel of mail Jaap Wagenvoort

0623872984
jaap.wagenvoort@moreinfo.nl