Designdenken: dichtgetimmerde plannen maken plaats voor creatieve denkwijzen

Dat de wereld snel verandert hebben we inmiddels allemaal wel in de gaten. En dat de plannen die we maken om risico’s dicht te timmeren alleen schijnzekerheid bieden hebben we ook al gemerkt. Los van tijd en geld komen er zelden resultaten uit waar de uiteindelijke gebruiker gelukkig van wordt.

De gemeente Eindhoven doorbreekt dat, las ik onlangs in het FD. Niet door ‘agile’ werken heilig te verklaren maar door te werken vanuit een ander perspectief en designdenken als nieuwe competentie te introduceren.

Vera Winthagen, Strategic Design Consultant, werd met de opdracht ‘ik wil dat je de stad en de gemeente gelukkig maakt’ Eindhoven ingestuurd. Vera is overtuigd dat een andere denkwijze voor ingewikkelde problemen nodig – en urgent – is.

Volgens mij heeft zij volkomen gelijk. Ik zie als grote winst van agile werken dat je de gebruiker eindelijk serieus neemt en een rol geeft bij het realiseren van producten en diensten. De grote vraag blijft nog wel hoe je voorkomt dat je, zoals Vera het noemt, een zwembad bouwt dat te weinig wordt gebruikt. Volgens mij is de essentie dat je niet alleen anders gaat werken, maar ook een competentie toevoegt. Namelijk die van designdenken.

Ontwerpers weten als geen ander hoe ze een product moeten maken dat werkt voor de gebruiker. Of dat nou een stoomoven is of een GGZ-product. Designdenken is een vak dat je niet even leert. De vraag is of en hoe het toevoegen van deze creatieve competentie inderdaad leidt tot andere producten en gelukkige organisaties. Ik geloof stellig van wel en daarom ben ik zelf aan het onderzoeken hoe dat dan werkt. Dit artikel sterkt mij om daar vooral mee door te gaan en ik hoop dat het organisaties helpt om de moed en het lef te verzamelen om dat ook te doen. Wie durft?

Lees het artikel in het FD >>>

Meer weten?

Bel of mail Erik van Lenthe
0651854525
erik.vanlenthe@moreinfo.nl

Hoe het licht aanging bij de Provincie

Een energieke en verbonden organisatie smaakt beter dan een perfect gebakken Baskisch stuk staartvlees. Daar schreef ik al eerder over. Ik geloof er heilig in dat als mensen en teams samenwerken om een bepaald resultaat te bereiken, dat zorgt voor die energie en verbinding. En licht.

Denken in oplossingen of problemen?

Wij lopen er regelmatig tegenaan; binnen een bedrijf spreken de informatieafdeling en de gebruikers een andere taal. Ze willen elkaar begrijpen, maar het lukt niet. Ze lopen samen een doodlopende weg in. Een opdrachtgever klopt dan aan bij ons omdat hij een doorbraak wil.

Op zoek naar een afwijkend profiel

Gebruikers doen wat wij allemaal leren: denken in oplossingen. Toch geloven wij dat het anders moet; daarom denken wij in problemen. Dat wordt nogal eens vreemd gevonden, maar alleen als je op zoek gaat naar het werkelijke probleem, kun je het oplossen. Om het probleem te ontcijferen, dompel je je helemaal onder in de business. Begrijp je de business, en spreek je de taal van de techniek, dan bouw je een brug!

Formulieren, data, processen en… oh ja, mensen

Dat niet iedereen onze gedachtegang vreemd vindt, bleek toen we bij de Provincie Gelderland terecht kwamen. Op de afdeling Subsidieverlening ging er tussen alle formulieren, data en processen nog weleens iets mis. Dat leidde tot een enorme werkbelasting. Daardoor konden hun mensen niet worden ingezet op hun competenties en talenten; een kwetsbare situatie. 

Bruggenbouwers met poten in de klei

De manager van de afdeling Business Intelligence wist dat er met de traditionele manier van werken geen passende oplossing ging komen. Hij ging daarom heel bewust op zoek naar iemand met een afwijkend profiel: een bruggenbouwer met de poten in de ‘business-klei’.

Terug bij energie en verbinding

Zo kwamen ze bij ons terecht. Samen met Clemens zijn ze het proces ingegaan en gezamenlijk hebben ze een brug geslagen tussen de technologie en de bedrijfsvoering. Hierdoor is hun data betrouwbaarder, de processen gestroomlijnder en de formulieren duidelijker. En de mensen… die kunnen weer werken vanuit hun talenten en kwaliteiten, met energie en in verbinding met elkaar.

En ik? Ik begrijp nu pas écht wat een Provincie doet. Dat werd tijd.

Meer weten?

Bel of mail Erik van Lenthe
0651854525
erik.vanlenthe@moreinfo.nl


 

Van probleem naar droom met data? Houd het simpel.

Business Intelligence is, met een mooi woord, het vakgebied waarbinnen MoreInfo zich beweegt. Data. Niet direct een vakgebied dat je associeert met het realiseren van de dromen van je opdrachtgevers. Toch is dat wat Clemens Kersten, Informatie Analist bij MoreInfo, drijft. 

Laat ik vooropstellen: ik ben geen techneut. Ik ben begonnen als ontwikkelaar bij MoreInfo, dus ik heb absoluut kennis van techniek. Toch kies ik er bewust voor om in de relatie met mijn klant die techniek zoveel mogelijk weg te laten. Het gaat om betrokkenheid, om vertrouwen en om het opbouwen van een relatie. Dat bereik je door mensen te betrekken bij het proces en door dingen niet te complex te maken. Door te komen met – soms ogenschijnlijke – simpele oplossingen begrijpen mensen waar je het over hebt, hebben ze het gevoel dat ze controle over de materie hebben. En daar gaat het mij om. Ik wil niet met technische hoogstandjes aankomen, ik wil een klant die blij is. Dat is ons bestaansrecht, zonder blije klanten geen werk. 

Van weerstand naar commitment

Als er problemen zijn, wil een managementteam weten hoe die zijn ontstaan, en uiteraard hoe ze opgelost kunnen worden. Dan moet je om de tafel met degene die werkt met het bestaande systeem. Heb je te maken met verandering, dan heb je ook vaak te maken met weerstand. Je moet in gesprek met iemand die niet zomaar accepteert dat een nieuw systeem of een ander proces voor hem een meerwaarde heeft; maar dat is wel degene die mij de informatie kan geven die ik nodig heb. Een uitdaging. Belangrijk is dan dat ik de bezwaren serieus neem. Ik druk ze niet weg, dat is te makkelijk. Ik leg eerst verbinding met de persoon voor ik aan het oplossen ga. En wat is er dan mooier dan dat je ziet hoe zo’n persoon – die eerst echt weerstand bood – later een enthousiaste presentatie ziet geven over de nieuwe oplossing. Van ‘vijand’ naar fan. Hartstikke mooi toch?!

Inzicht dankzij een simpel prototype

Recent heb ik een project bij de Provincie Gelderland afgerond. De Provincie ontvangt subsidieaanvragen, moet die beoordelen, en indien subsidie wordt verleend, moet op tijd verantwoording worden afgelegd door de ontvanger. Dat traject verliep niet altijd even vlekkeloos. Ik ben met de Informatie Manager van de Provincie om tafel gaan zitten om te bekijken hoe het proces geoptimaliseerd kon worden. Het proces bleek te complex en het belang van de handelingen niet altijd duidelijk. De Informatie Manager gebruikte mij als klankbord voor een aantal processtappen. Dat is heel prettig, als iemand je zo zijn vertrouwen geeft. Uiteindelijk heb ik met een heel simpel prototype het managementteam inzicht kunnen geven en een maand geleden is het nieuwe proces geïmplementeerd; de voortgang wordt nu beter gerapporteerd en verantwoording wordt daadwerkelijk afgelegd.

Benoem je droom

En dat brengt me weer bij die dromen. Als een opdrachtgever met een probleem komt, zit daar vaak al een oplossing in verstopt. Belangrijk is om dan toch op zoek te gaan naar het échte probleem. Wat wil je echt, waar ga je het voor gebruiken. Wij komen vaak met een oplossing waar de klant niet aan gedacht had. Dat noem ik het realiseren van een droom. De opdrachtgever heeft de ideale situatie, de droom in zijn of haar hoofd, maar benoemt die niet, want ze denken vaak dat het toch niet kan. Benoem die droom. Dan zorgen wij samen dat deze werkelijkheid wordt.

 

Meer weten over hoe wij kunnen helpen met behulp van data een droom te realiseren?
Bel of mail Clemens Kersten

0653896557
Clemens.Kersten@moreinfo.nl

Ondergedompeld in mensenhandel.

Begin dit jaar liep ik in Amsterdam letterlijk tegen slachtoffers van mensenhandel op. Langs de Amstel bij de Stopera keken dertig indringende portretten, onderdeel van een reizende tentoonstelling, me aan. Bijzonder, want ik had net een project afgerond bij het Amsterdams Coördinatiepunt Mensenhandel (ACM). Toen ik daar begon realiseerde ik mij hoe weinig je eigenlijk hoort over mensenhandel. En terwijl ik mij onderdompelde in het werk van ACM om zo mijn bijdrage aan hen te kunnen leveren, merkte ik dat mijn omgeving eigenlijk ook niet wist wat het omvat. Ik speelde al langer met het idee om iets van mijn ervaring te delen en de confrontatie met de foto's van de tentoonstelling was het laatste zetje dat ik nodig had om dat ook daadwerkelijk te doen.

Wat is het eigenlijk? 

Mensenhandel; je hoort er wel eens iets over. Ziet beelden van mensen in vrachtwagens op het journaal. Maar eigenlijk realiseer je je niet waar het nu écht over gaat. Niet enkel het illegaal verplaatsen van mensen, maar uitbuiting van mensen staat bij mensenhandel centraal. Gedwongen prostitutie en orgaanverwijdering. Malafide uitzendbureaus in de tuinbouw. Meisjes van vijftien in de ban van een ‘loverboy’. Het zijn allemaal voorbeelden van mensenhandel. Van seksindustrie en landbouw tot horeca. Alles wat te maken heeft met het onvrijwillig verrichten van werkzaamheden of arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden die zodanig slecht zijn, dat mensenrechten in het geding zijn. Dan is er sprake van mensenhandel.

Zaterdagavond 22:08 uur

De politie belt naar het Amsterdams Coördinatiepunt Mensenhandel. Een vrouw is in paniek en zij vermoeden dat zij slachtoffer is van mensenhandel. De begeleider heeft een noodbed vrij en richt een veilige plek in. Een kwartier later staat de politie met de vrouw én een kind voor de deur. Dat is onverwacht, maar wordt ingepast. De vrouw is bang en durft haar naam niet te geven. Later, als de vrouw is gekalmeerd, probeert de begeleider haar gegevens alsnog te achterhalen en een dossier aan te maken. De politie komt maandag terug, want om slachtoffer te zijn moet je aangifte doen. En dat is niet zonder risico, want zo maakt de vrouw de exploitant -die verdiende aan haar onvrijwillige sex- daadwerkelijk tot dader. Het is het begin van lang wachten op juridische procedures, bedenktijd, onzekerheid en angst voor represailles.

ACM en CoMensha

Een normaal leven kunnen leiden, je veilig voelen en je eigen keuzes maken die daar aan bijdragen. Het Amsterdams Coördinatiepunt Mensenhandel (ACM) biedt eerste opvang, begeleiding en voorlichting aan slachtoffers van mensenhandel en eventuele meegekomen kinderen om dat voor elkaar te krijgen.Het team ondersteunt hulpverleners die te maken hebben met (mogelijke) slachtoffers van mensenhandel of mensen die uitbuiting in hun omgeving vermoeden. Ze werken nauw samen met o.a. het ministerie van Justitie & Veiligheid, de gemeente Amsterdam, politie en advocaten. Daarbij deelt het team als expertisecentrum kennis en ervaring met deze en andere partners in de keten. Eén van die partners is CoMensha, het Landelijke Coördinatiecentrum tegen Mensenhandel dat zich op een constructieve en kritische manier inzet voor de belangen en rechten van slachtoffers van mensenhandel. Slachtoffers zijn zowel mannen als vrouwen. En wist je dat het meest voorkomende land van herkomst Nederland is? Pas daarna komen landen als Bulgarije, Roemenië en Nigeria.

De vele gezichten van mensenhandel

De rondreizende fototentoonstelling ‘Open Je Ogen’ is een initiatief van CoMensha en Stichting Open Mind. De tentoonstelling laat dertig portretten en verhalen zien van slachtoffers van mensenhandel. Echte verhalen van echte slachtoffers uit 2016, waarvan sommigen nog in beschermde opvang zitten. Toch werkten zij mee aan de tentoonstelling. Waarom? Omdat ze bewustwording onder de maatschappij willen vergroten. Met deze blog wil ik daar graag aan bijdragen. Mocht je binnenkort in Den Helder lopen, kijk dan vooral eens naar deze bijzondere tentoonstelling. Tot 1 juni vind je ‘Open Je Ogen’ nog aan de Flaneerkade en daarna op Plein 1992 in Maastricht.

Samenwerking MoreInfo en ACM

Het ACM is een onderdeel van HVO-Querido, een Amsterdamse zorginstelling waar ik veel mee samenwerk. Als je daar meer over wilt weten, klik dan hier.

De portretten in deze blog zie je ook in de tentoonstelling. Ik gebruik ze hier met toestemming van CoMensha. Fotografie door Ernst Coppejans

CoMensha
Ernst Coppejans
Stichting Open Mind
HVO-Querido

Meer weten?
Bel of mail Erik van Lenthe

0651854525
erik.vanlenthe@moreinfo.nl

Donald Duck als managementblad?

In het populaire tijdschrift Donald Duck staan soms zulke geniale stripjes, dat je je afvraagt voor wie het is geschreven: kinderen of volwassenen? Zo ook deze, hoe herkenbaar! Een briljant pleidooi om energie te steken in je communicatie en concrete terugkoppeling.

Stop met aannames te doen en durf je weer eens te verwonderen als een kind. Ga tekenen, knutsel met papier of in Excel en maak tastbaar wat je denkt dat de ander bedoelt. Of zoals een zakenrelatie ooit zei: 'geef het oogjes'!

www.donaldduck.nl ©Disney uit Donald Duck Weekblad Nr 32 2016. Deze strip is toegevoegd met toestemming van uitgever Sanoma.

 

Meer weten?
Bel of mail Erik van Lenthe

0651854525
erik.vanlenthe@moreinfo.nl

Voorbeeld uit de praktijk: dit levert het toepassen van de Timebox op

In onze vorige blog legden we uit hoe Timeboxing werkt. In onderstaand filmpje vertelt Jan-Dirk Westerhof van gemeente Den Haag hoe hij de Timebox toepast.

Jan-Dirk geeft een kijkje in het praktisch gebruik van Timeboxing. Bij veel organisaties zie je dat men teveel tegelijkertijd oppakt. Hoe kan je nu zo snel mogelijk waarde leveren bij urgente problemen? Vanuit zijn eigen ervaring geeft hij antwoord op deze vragen en bespreekt hij valkuilen, voordelen en tips.

Hieronder wordt het transcript weergeven van bovenstaand filmpje waarin Jan-Dirk Westerhof vertelt hoe hij de timebox toepast.

Binnen de gemeente Den Haag houden wij ons bezig met verschillende verandervraagstukken. In mijn specifieke geval leid ik nu een programma in het sociale domein waarin we vooral te maken hebben met burgers in een uitkering en met zorgverlening. In mijn programma zijn wij bezig om de organisatie te leren om te sturen en één taal te spreken.

Bij de start van het programma hadden wij te maken met een aantal urgente problemen. Bij één van de projecten kozen we ervoor kozen om te timeboxen. Men wil teveel tegelijkertijd. Je ziet bij veel organisaties dat men teveel tegelijkertijd oppakt, waardoor een projectleider vier, vijf projecten tegelijkertijd moet managen. Er moet eigenlijk eerst gekeken worden, en daar kijken we bij mijn programma ook vooral naar, welke trajecten pakken we als eerste op. Wat voegt het meeste waarde toe?

Een timebox aanpak heeft een aantal kenmerken die heel krachtig zijn: weinig snijverlies,  focus voor het team dat ermee aan de slag gaat en vooral: focus op welke waarde het toevoegt. En met name die focus op wat voegt het meeste toe, bepaalt de dingen die we doen. De rest laten we rusten. Zeker bij onderwerpen als BI, wil men meer, meer informatie. Terwijl eigenlijk de kerngedachte is: minder geeft je méér stuurinformatie dan meer cijfertjes. En dat is wel echt een valkuil waar je bewust van moet zijn. En dat bewustzijn moet je binnen de teams die er aan werken continu herhalen.

Ik geef een tip mee. Als je bij de timebox aanpak vaststelt dat niet alles kan worden opgeleverd, haal dingen dan naar voren in plaats van ze naar achteren te schuiven. Het voordeel van naar voren halen betekent dat je meteen al waarde gaat opleveren. Dat je wel degelijk iets oplevert waar de opdrachtgever meteen al mee aan de slag kan.

Je doet dus een versmalling van de oplevering, maar je kunt wel gelijk gebruik maken van wat je krijgt. En dat is het allerbelangrijkste: dat je iets krijgt. Andere aanpakken, zoals bijvoorbeeld de waterval methodiek, is dat je heel lang aan het nadenken bent over wat wil ik en wat wil ik eigenlijk écht hebben en dat ga je dan beschrijven. Terwijl deze aanpak heel gefocust is en heel snel iets op kan leveren. Je weet dan gelijk of je goed op koers bent. Of je door moet gaan of juist moet stoppen. Daardoor zit er ook een financiële component aan: je kunt heel snel stoppen doordat je snel feedback krijgt.

Met dergelijke resultaten en snelle opleveringen levert de timebox gelijk waarde op.

 

Meer weten?
Bel of mail Jaap Wagenvoort

0623872984
jaap.wagenvoort@moreinfo.nl

Hoe weet je nou welk hekje je weg kunt laten?

Focussen op wat echt nodig is klinkt logisch; denken we niet allemaal daar we dat doen? Die vraag kreeg ik na mijn bericht over de kunst van het weglaten. Een goede vraag! Dat zou je inderdaad denken, zeker als je de top van organisaties spreekt. Maar hoe vertaalt zich dat naar de werkvloer? Is de informatie die wordt aangeboden een afspiegeling van de gesuggereerde focus aan de top? Je kunt dat heel mooi zichtbaar maken als je voor elk stukje (management-)informatie een stip zet op een business model canvas. Er ontstaat dan een patroon.

Een patroon als dit onthult zich vaak. Wat kun je er in zien? Als eerste dat er heel veel informatie is. In volgepakte dashboards, in mappen met gedetailleerde lijsten op intranet en in hele dikke kwartaalrapportages. Een signaal dat focus ontbreekt?

Is focus dan het verschijnsel dat alle stippen op een kluitje bij elkaar staan? Nee. Ik zie ook dat als  signaal dat focus ontbreekt, waardoor jezelf beperken heel lastig is. Als je goed kijkt zie je dat het kluitje staat in de vakjes die gaan over middelen en activiteiten. Over wat je aan het doen bent en wat je daar voor nodig hebt, je wat en hoe.

De rechterkant van het canvas gaat over de waarde die je wilt bieden aan de markt, hoe je die verbindt met klanten en je (maatschappelijke) ambities. Het is het waarom voor de dingen op de linkerhelft van je canvas. En daar wringt volgens mij de schoen. Met een lege rechterhelft kun je onmogelijk bepalen wat relevant is en wat niet, lees: jezelf beperken.

En het is meteen de sleutel tot de oplossing. Teken je bestaansrecht en ga van daaruit kijken naar wat je doet en hoe. Van rechts naar links. Als team, als BU als organisatie, het kan op ieder niveau. Je maakt dan een gemeenschappelijke taal waardoor je elkaar veel beter gaat begrijpen en je gaat de essentie zien waardoor je kunt focussen. En dus jezelf kunt beperken.

Als dat lukt zie je geen 26 stippen op een kluitje, maar een stuk of tien verspreid over het hele canvas. En het mooie is dat je ook meteen hun onderlinge relatie gaat ervaren. Ze staan niet op zichzelf maar ze beïnvloeden elkaar. Daardoor kun je beter bepalen wat echt belangrijk is en wat minder. Ik zie mensen daar heel veel energie van krijgen :)

 

Meer weten?
Bel of mail Erik van Lenthe

0651854525
erik.vanlenthe@moreinfo.nl

IT-projecten afronden binnen tijd en budget? Bekijk de video en leer hoe!

IT-projecten hebben een reputatie dat ze enorm uitlopen, veel geld kosten en bij alle betrokken partijen ontevredenheid opleveren. Om dit te voorkomen zijn verschillende methodes bedacht, zoals de watervalmethode en de agile- of scrum-methode. Maar in Business Intelligence en data warehouse is de complexiteit vaak zo hoog dat dergelijke methodes ontoereikend zijn en alsnog uitlopen in kosten en tijd. Hoe los je dit op?

Wij gebruiken al meer dan 8 jaar succesvol de Timebox-methode. Jaap Wagenvoort geeft in onderstaand filmpje een helder beeld van hoe deze aanpak werkt. Ontdek in minder dan vier minuten de voordelen van Timeboxing en elimineer ergernis door- en het uitlopen van projecten.

 

Meer weten?
Bel of mail Jaap Wagenvoort

0623872984
jaap.wagenvoort@moreinfo.nl